Este artigo foi escrito pela nossa autora convidada, Elizabeth Harrin. Elizabeth publicou recentemente uma crítica sobre ITM Platform no seu blog.
Como é evidente, quando estou de férias o que mais quero é estar realmente de férias. Desfrutar do meu tempo libre, beber coactais, comer barbecue e jogar bola com os meus filhos. O que não preciso mesmo é de ter que verificar os e-mails constantemente, atender chamadas do patrocinador de projeto ou continuar a redigir relatórios na cabana na arvore porque mais ninguém é capaz de o fazer quando não estou no escritório.
Bem sei que a nossa função como gerentes de projeto é importante, no entanto o projeto não pode parar quando não estamos. Nem é bom que dedique ao trabalho o tempo em que deveria estar relaxando e carregando baterias. Merece esse descanso!
Mas falar é fácil. Mais difícil é pôr em pratica porque grande parte das nossas competências como gerentes de projeto não se podem delegar imediatamente ao primeiro que vier e muitas vezes nem temos candidatos em que possamos apostar para entregar essas responsabilidades. O exemplo dos relatórios de projeto durante as férias... aconteceu mesmo. No entanto esse relatório nem serviu de grande coisa porque não podia me reunir com a equipe para obter uma ideia precisa do que estava passando.
Sendo assim, como fazer para encontrar o tempo de descanso sem que o projeto se estilhace enquanto não estiver?
Estes são 5 conselhos anti stress para aplicar antes de ir de férias: Poderá partir e desfrutar sem preocupações!
1. Não deixe nem uma ponta solta no calendário
Será muito mais fácil deixar o escritório se a programação do projeto ficar bem organizada. Isto significa que todos os seus colaboradores deverão saber precisamente em que tarefas trabalhar enquanto você estiver fora. Sinceramente, o mais seguro é que eles tenham a consciência do que são supostos fazer de maneira autônoma, mas marcar essas tarefas num calendário é assegurar que não tenham desculpas.
Se ainda sobrarem tarefas às quais ainda não tenha atribuído pessoas, deixe a responsabilidade a alguém em que possa confiar. Se necessário, libere tempo antes de partir para explicar a tarefa e o que espera que se faça durante a sua ausência. Aproveite essa conversa para confirmar todas as datas de entrega e para comprovar que as estimações são realistas.
2. Deixe coisas importantes para outra pessoa que possa assumir essa reponsabilidade
Com um pouco de sorte, não se passará nada de importante durante o seu tempo de folga. Enquanto gerente de projetos, é normal que tenha planificado as suas férias durante um período mais morno, que terá um impacto mínimo no projeto.
Não como eu, que tive a minha licença de maternidade logo antes do lançamento de um projeto de desenvolvimento de software de dois anos (neste caso o impacto foi grande)
Em qualquer dos casos, se qualquer coisa pode representar um problema ou é suficiente importante para que se saiba no escritório, deixe instruções a esse respeito. É possível que tenha várias pessoas com as quais poderá falar: a responsabilidade não precisa de recair sobre uma só única pessoa. O patrocinador do projeto por exemplo, poderá ficar encarregue de gerenciar os problemas, um líder de fluxo de trabalho poderá se dedicar à identificação das tarefas prioritárias e o coordenador do projeto poderia receber instruções para que controle o registo das atividades.
Deixe todo por escrito quando preparar a sua substituição, pois muitas pessoas têm tendência a se esquecer de certas coisas. Incluindo as pessoas chave que deveriam poder consultar e pedir ajuda antes de começar a chamar-lhe para que resolva os problemas.
Também pode deixar indicações sobre os aspectos que podem deixar de lado. Por exemplo, alguém vai querer completar uma tarefa que não considera prioritária, ora esse é um trabalho que poderá esperar o seu regresso. Tente esclarecer as áreas em que se deve ou não atuar durante a sua ausência e aquelas que podem esperar. Pode ter a certeza que muitas coisas passarão para o segundo plano.
3. Configure a sua mensagem vocal de “Out of Office”
Comece por criar expectativas claras desde o início da sua ausência. Mude a sua mensagem automática de caixa vocal para que quem lhe chame saiba que não estará disponível. Tudo isto ajuda a que os seus colegas saibam o que esperar de si, de maneira a que não se frustrem quando demore a responder (sobretudo, se habitualmente responde logo em seguida). Isto lhe dará oxigênio, porque terá a noção que toda gente saberá onde está e quando voltarão a ter a sua disponibilidade para responder.
Se conta com um vice capitão a bordo que ajude manobrar tarefas e exigências urgentes, faça referência nas suas mensagens automáticas para que se dirijam a ele; obviamente ele deverá saber e estar pronto para assumir essa responsabilidade e levar o barco a bom porto. Pessoalmente prefiro não reenviar automaticamente todas as minhas mensagens, mas se esse for um habito na sua organização, ponha em pratica o quanto antes.
Quando regressar, lembre-se de desativar o aviso Out of Office da caixa vocal e volte à sua mensagem vocal habitual. Pode criar uma nota na sua agenda para que seja a primeira coisa a fazer desde o primeiro dia de regresso de maneira a que ninguém deixe mensagens a mencionar o fato que a sua mensagem está obsoleta.
4. Informe o patrocinador
Ainda que não haja nenhuma entrega a fazer ao patrocinador, crie espaço na sua agenda para se reunir com ele e discutir da sua substituição. Deixe claro o quanto antes as datas das suas férias e a quem poderão dirigir-se em caso de emergência.
Se não lhe importa que lhe escrevam ou chamem durante a sua ausência, avise. E deixe os seus dados de contato para que possam fazê-lo.
O objetivo é que possa partir sabendo que o patrocinador confia no total controle da situação apesar de não estar presente fisicamente presente para gerenciar o projeto durante um bom par de semanas. Insisto neste ponto: o importante é criar as expectativas certas.
5. Planeie o seu regresso
Reserve a manhã do primeiro dia após o seu regresso. Aponte na sua agenda para que ninguém tente reunir-se com você de maneira inesperada.
Este será o momento de pôr tudo em dia. Reler os e-mails, tomar de novo o pulso ao ambiente de trabalho, aceder ao seu software de gerenciamento de projetos para confirmar os progressos feitos pela equipe. Este espaço de descompressão no primeiro dia é importantíssimo para aliviar o stress post-férias. A não ser que passe a primeira hora do dia lutando para recuperar a palavra-passe da sua equipe, pois é provável que a tenha esquecido.
Se aplicar todas estas medidas, poderá ausentar-se e passar umas boas férias sem sobressaltos. Ainda que possa pensar que o projeto parará durante o tempo em que não estiver presente, o mais provável é que isso não ocorra. As probabilidades que encontre um autêntico desastre ao voltar de duas semanas de descanso são remotas, especialmente se aplicar estes conselhos para que a transição entre a sua partida e regresso se façam de maneira suave.
Sem dúvida que a equipe ficará contente ao saber que está de regresso, pronto a tratar todos os e-mails, aprovar faturas e cumprir com a suas responsabilidades. Mas pelo menos, a sua previsão fará feito com que consiga passar umas férias despreocupadas, desfrutando do tempo com família e amigos e carregando baterias antes de voltar ao stress da gerencia diária dos seus projetos.
Elizabeth Harrin está por detrás do blog GirlsGuideToPM.com, no qual escreve guias práticos para gerentes de projetos, partilha recursos gratuitos e publica entrevistas com especialistas. É hoje autora de três livros sobre gerenciamento de projetos, entre os quais “Collaboration Tools for Project Managers”