No ITM Platform acabamos de lançar um novo aplicativo para o Slack especialmente concebido para a gestão colaborativa do trabalho. Com o ITM Platform Teambot, os nossos usuários podem utilizar o chat do Slack para:
- Consultar os projetos e as tarefas que lhes foram atribuídos
- Reportar horas dedicadas a tarefas ou projetos
- Indicar o progresso percentual nas suas respectivas tarefas
- Agregar comentários
O ITM Platform Teambot é um bom exemplo de como promover o uso de soluções SaaS com integrações voltadas para a melhoria da experiência do usuário.
O software empresarial é uma das decisões mais difíceis de se tomar
Um dos desafios mais complexos para qualquer CTO é acertar na hora de fazer a escolha das soluções de software. A experiência tem demonstrado que os melhores produtos desde um ponto de vista técnico podem nem sempre ser os que proporcionam um melhor desempenho. Para começar, os funcionários têm a tendência a permanecer com aquilo que já conhecem.
Na minha opinião, não acho que existe um caminho fácil na hora de escolher um bom software da mesma forma que não existe um tipo de personalidade específica que esteja melhor capacitada para tomar estas decisões: o CTO com a melhor visão tecnológica, que avalia detalhadamente uma dúzia de opções antes de escolher, pode muito bem se enganar da mesma forma que o CEO de uma PME quando faz a seleção de um fornecedor estando baseado somente em que conhece a equipe de direção da empresa.
O segredo está nos usuários
Muitas vezes, quando um produto não oferece o que promete, o problema não está precisamente na tecnologia, mas sim na gestão: é possível que trabalhadores, processos e tecnologia estejam desconectados.
Esta dificuldade é especialmente importante no caso das soluções de gerenciamento de projetos, as quais costumam ser utilizadas de forma assimétrica, isto é, enquanto os gestores de projeto utilizam as características mais avançadas, os trabalhadores tendem a rejeitar as soluções que são percebidas como sendo uma imposição/obrigação e não como alguma coisa que agrega valor ao trabalho que precisa ser feito. Nessa conjuntura, qualquer momento de fricção pode se transformar em abandono, sendo isto bastante frequente e talvez uma das histórias de fracasso mais comuns na governança da gestão de projetos.
Em outras palavras: em uma organização cujo trabalho é organizado por meio de um software, é inevitável tratar os seus funcionários como usuários. Mas o importante é que, uma vez que esse tipo de tratamento tenha sido identificado, você se dirija às necessidades dos seus usuários como se eles fossem clientes internos. Na verdade, não é nenhum disparate calcular o nível de adoção do software como um dos principais componentes do ROI dos seus investimentos tecnológicos, como já fazem muitos profissionais:
- 72% dos CTO consideram que a adoção é o principal fator para uma boa implementação do SaaS. (Sandhill)
- 43% dos CTO reconhecem a ameaça que pressupõe o uso de software não autorizado ou “shadow IT”. (Forrester)
- 80% de usuários não tornam a abrir um aplicativo móvel empresarial depois de experimentá-lo pela primeira vez. (Boston technology)
Os dados falam por si mesmos: motivar os usuários é fundamental, mas não necessariamente fácil.
Como conseguir que os seus funcionários reportem com as ferramentas de Project Management adequadas
Como qualquer outra empresa de SaaS, aqui no ITM Platform somos perfeitamente conscientes de que, se confiarmos somente na boa vontade dos nossos usuários para implementar a utilização de reportes internos, qualquer momento de fricção poderá ser causa de abandono.
O ITM Platform Teambot resolve este problema
- Vamos onde o usuário já está
Em vez de obrigar os nossos usuários a acessar a nossa ferramenta para indicar, por exemplo, quantas horas eles dedicaram a uma tarefa concreta, decidimos mudar de direção e ir até os ambientes onde os usuários já estão.
Neste caso, decidimos complementar a ferramenta de gestão de projetos, programas e portfólio do ITM Platform com o nosso próprio aplicativo desenhado especialmente para o serviço de mensagens do Slack. A razão é simples: acreditamos que eles estão perfeitamente habilitados para começar a desempenhar um papel, no âmbito da comunicação empresarial, parecido ao que já exercem no Facebook, no âmbito do entretenimento.
- O Teambot torna a sua vida mais fácil
Após fazer a autenticação no ITM Platform Teambot, já não é preciso entrar no ITM Platform com regularidade para realizar as funções tipicamente realizadas por um team member.
Por exemplo, ao digitar “/itmplatform list projects”, o ITM Platform Teambot mostra todos os projetos que foram atribuídos ao usuário. A ação demora uns 2 segundos e não exige a navegação por novas páginas.
Mas se você deseja acessar o ITM Platform para realizar ações mais complexas, é possível fazê-lo a partir dos nomes dos projetos e tarefas: todos eles são hiperligações que o encaminham diretamente à ferramenta.
- A experiência de usuário como produto e inovação
O ITM Platform Teambot permite converter um desenvolvimento pensado para ajudar os executores de projetos em um novo produto. De fato, é agora mesmo o aplicativo de gestão de projetos mais poderoso concebido para o Slack!
Visite o diretório de apps do Slack para ativar o ITM Platform Teambot ou solicite uma demo se quer saber como se beneficiar da solução de gestão de projetos, programas e portfólio do ITM Platform!
Jaime González-Capitel
Senior Content Strategist
ITM Platform