Na hora de levar a bom porto um projeto empresarial é imprescindível conhecer bem as responsabilidades de cada participante e a sua intrusão neste. Tanto se se trata de um pequeno trabalho para um grupo reduzido de empregados, uma tarefa para todo um departamento ou projeto de grande envergadura que implique a toda a empresa, o sucesso depende de que as peças encaixem com a maior precisão possível.
A companhia se mantém sobre os eixos principais: produtividade e eficiência. Os trabalhadores com baixo rendimento afetam os resultados e os custos da empresa. Portanto, para qualquer gerente de projeto deve ser uma prioridade controlar o rendimento e o horário dos empregados a seus cargos.
Porquê controlar o horário dos empregados? Existem motivos muito favoráveis.
1º.Calcular com precisão faturas e salários
Ao apresentar faturas aos clientes, a empresa necessita saber as horas de trabalho realmente investidas na execução do projeto. Faturar corretamente é uma responsabilidade e para isso é imprescindível conhecer quantas horas no total e quantas por pessoa se necessitaram.
Ainda que o projeto se realize com orçamento fechado, é de supremo interesse conhecer o tempo real de trabalho para assim poder fazer cálculos de eficiência e estimação de resultados. Não é o mesmo realizar um projeto numa semana que em dez dias.
Além do mais, este conhecimento da implicação de cada empregado pode servir para determinados cálculos de salário.
Deste modo se poderia ajustar mais o salário â jornada real, já que seja em aumento ou diminuição. Seja para faturar ao cliente ou para administrar salários, o uso de um software de acompanhamento e controle de trabalhos permite, também, o cálculo rápido e preciso de toda essa informação sem papelada que implica usar sistema de gerenciamento (ou não usar nenhum)
2º. Localizar áreas que devem melhorar.
Localizar a brecha ou falta de horas de trabalho e poder o relacionar com a eficácia do empregado ou departamento permite analisar em que setores ou áreas se está falhando e gerenciar suas melhorias.
O software de controle permite saber que trabalhador perde tempo ou qual destaca pela sua produtividade e eficiência. A soma de todos e o cruzamento de dados de contabilidade poderia determinar a eficácia da empresa, departamento grupo de trabalho ou trabalhador em concreto.
3º. Ajudar os empregados a melhorar.
Uma vez que os trabalhadores sabem que estão sendo monitorados e registrando sua atividade, ainda que seja somente pelos horários, poderão se implicar mais e melhorar sua produtividade. Até o trabalhador mais eficiente poderia se surpreender se analisa seus hábitos de navegação e descobre que dedica mais tempo do que necessário em, por exemplo, a comunicação interna da companhia.
4º. Facilitar a avaliação do trabalho.
Com a avaliação do trabalho, um gerente de projeto pode ter ao alcance de um clique os dados de trabalho realizado, como, quanto e quando. Isto facilita o gerenciamento e a localização imediata de erros e permite ao gerente a retroalimentação direta do empregado, o qual melhorará o rendimento geral.
5º. Saber qual é o melhor trabalhador.
Cruzando toda esta informação com os resultados de cada trabalho realizado, o gerente de projeto pode saber quem é mais produtivo e mais eficiente. Definitivamente, devemos saber quais são os melhores empregados. A partir daí, pode gerenciar sua equipe de maneira de que os melhores ensinem e impulsem ao resto, aumentando a produtividade geral.