Em todos os projetos haverá sempre uma série de marcos, tarefas ou datas a impor a todo o mundo o que implica no começo do projeto que se pense nelas com temor. Se estes riscos se encontram ainda distantes, mas sabendo que a qualquer momento teremos que aplicar todo o nosso saber fazer para os evitar e distribuir pelo bom decorrer do projeto.
Muitas vezes os clientes ou usuários não o vêm assim, e minimizam o risco para desviar a atenção do centro do projeto e das suas necessidades. Erradamente se pensa que esse risco não é mais que uma hipotética fantasia catastrófica que traz marcos sem cumprir, desvios em tempos, problemas com o escopo, desanimo entre o grupo de trabalho, lutas com clientes e, finalmente perdas económicas.
Mas o correto é que termos que conviver com os riscos em todo o projeto. Se pensemos bem, inclusive podem ser autênticas oportunidades de melhorar o resultado final, seja reduzindo o orçamento, melhorando a qualidade do projeto ou serviço, ou melhorando a satisfação do cliente (poderíamos salvaguardar sua confiança em nós se não se vêm especialistas no gerenciamento de riscos).
Por isso, à continuação detalharemos uma série de regras de ouro para enfrentar adequadamente os riscos num projeto.
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Identificar: Convém enumerar antes de lançar o projeto todos os riscos perceptíveis, falando com a equipe e envolvendo os clientes.
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Analisar: Refletir sobre riscos profundamente fazendo todas as perguntas possíveis~: porque estão aí? Quem? Como? Porquê? Quando? Onde? Podemos escrever tudo isto numa folha e trocar impressões com a equipe e posteriormente realizar uma análise conjunta.
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Comunicação: Transmitir ao grupo de trabalho e ao cliente os riscos detectados: convém que tratemos estes como uma tarefa mais ou um marco a superar. Desta forma todo o mundo será consciente da sua existência.
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Priorizar: Enumeras os riscos mais importantes pela ordem que afetam o resultado final do projeto.
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Traçar um plano para os abordar e tratar todos os pontos débeis e fortes que teremos em conta para lançar nossa equipe e minimizar ou fazer desaparecer esse risco.
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Acompanhamento do plano de lançamento ao nosso grupo. Nos ajudará a controlar todas as tarefas e marcos estabelecidos; como gerentes de projeto deveremos zelar pelo seu cumprimento.
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Registro de todos os riscos e sua evolução. Com isto levaremos um controle exaustivo que permitirá tomar melhores decisões.
Como vimos, os riscos irão formar parte de todos os projetos porque são parte da sua idiossincrasia. Portanto, em vez de os evitar e esconder, teremos que os desflorar e colocar em cima da mesa quanto antes, tratando com nossa equipe e traçando um plano de que todos se sintam responsáveis.