Todos los que nos dedicamos a esto sabemos cómo de importante es una buena gestión de proyectos para el éxito empresarial. Pero gestionar bien proyectos estériles es menos productivo que gestionar bien proyectos fértiles ¿Cómo ayuda ITM Platform a elegir bien?
Una de la funciones principales de los gestores de una organización es la de valorar y planificar los proyectos que se van a abordar en un futuro más o menos próximo, generalmente dentro del ámbito de la planeación estratégica. En este momento a uno le viene a la mente el archiconocido “alineamiento con los objetivos”, que no siempre es fácil de poner en práctica.
ITM Platform Programs & Portfolio dispone de un módulo integrado de planeación estratégica y alineamiento con objetivos que ayuda a elegir qué ideas merecen realmente convertirse en proyecto.
ITM Platform ayuda a elegir qué ideas merecen realmente convertirse en proyecto
El concepto es bien sencillo: primero se valoran y ponderan los objetivos (o criterios), seguidamente se establece la aportación de cada proyecto a cada uno de estos objetivos y finalmente se decide en función de los datos que ofrece ITM Platform (básicamente valor, costo y restricciones presupuestarias), qué proyectos son los que merece la pena poner en marcha.
Veamos estos tres pasos uno a uno.
Fase 1. Valorar los objetivos del negocio y ponderarlos para la planificación estratégica
Nada que ver con los proyectos. Simplemente se trata de extraer los objetivos o criterios del plan estratégico y otorgarles pesos.
Existen varios métodos para hacer esto y en este caso hemos elegido la “comparación entre pares”. Aunque bien podríamos haber usado el del “preguntar al jefe” o cualquier otro más ortodoxo.
Con este método obtendremos una valoración de los objetivos, poniendo unos delante de otros, que al final es lo que nos interesa.
Este es el ejemplo resultante de la comparación entre pares anterior:
La clave de este proceso se encuentra en el grupo de personas que realizarán esta valoración: es fundamental que este paso lo realice el comité de dirección, vinculando así a sus miembros en la composición del futuro portafolio de proyectos.
En grandes organizaciones, este proceso puede repetirse por unidades de negocio que no necesariamente deben priorizar de la misma forma los objetivos, ni tan siquiera tener los mismos.
Fase 2. Valorar los proyectos frente a esos objetivos
Ignorando los resultados de la fase anterior o incluso realizando el proceso de forma paralela, el siguiente paso será realizar comparaciones de aportación de valor de cada proyecto a cada uno de los objetivos de negocio. Recordemos que no sólo se consideran objetivos, también puede tratarse de criterios (por ejemplo, “Aportación social”, “Rentabilidad”, “Sostenibilidad”…)
En este caso, hemos decidido usar un método cualitativo con Harvey Balls, donde las filas son proyectos y las columnas objetivos. De esta forma estableceremos cualitativamente si el proyecto apoya mucho, algo, poco o nada al objetivo.
Al igual que en el caso de anterior, estas valoraciones ofrecen unas puntuaciones “base 100” para los proyectos. Pero la clave en este caso es que los proyectos no se valoran en relación a sí mismos, sino que se ponderan por el peso de los objetivos.
El resultado sería algo como esto:
Fase 3. Selección de los proyectos
En esta fase, ITM Platform ofrece una serie de herramientas visuales que facilitan que la selección de los proyectos a poner en marcha sea imparcial y basada en criterios de gestión.
En este ejemplo, vemos que el proyecto “Nuevo producto estrella”, el más costoso y el que más valor aporta de forma individual, bien se podría quedar fuera, pues aporta menos (35%) que la suma de otros más modestos (52%) con un costo sustancialmente menor:
Adicionalmente, dispone de diversas gráficas que le ayudarán a entender mejor la composición de su selección, como por ejemplo la frontera eficiente. En este gráfico podrá ver cómo de próxima está su cartera de la curva óptima de valor sobre costo. Para ello ITM Platform calcula todas las posibles combinaciones y le muestra dónde se posiciona su cartera, de forma que pueda comparar rápidamente la idoneidad de la selección.
En conclusión: aportar datos, no intuiciones.
Con un estudio similar al de este ejemplo, la toma de decisiones se puede profesionalizar y simplificar mucho:
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Porque se ha implicado a la dirección de la organización en las valoraciones, especialmente la de objetivos y criterios.
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Porque aporta un método científico y profesional como soporte para la toma de decisiones.
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Porque incentiva que el resto de la organización tenga una visión transversal y objetiva de las iniciativas, además de valorarlas.
Este breve artículo pretende ofrecer una propuesta para enfocar la planificación estratégica de proyectos de una forma sólida y que refuerce el papel de las PMO en las organizaciones.
Espero que les haya servido y en todo caso los comentarios y sugerencias son muy bienvenidos: daniel.piret@itmplatform.com