¿Cuál es la parte más difícil de gestionar un proyecto? Si le preguntáramos a 10 Project Managers diferentes, probablemente obtendríamos al menos 6 o 7 respuestas distintas.
Sin embargo, es habitual que las personas ajenas a la gestión de proyectos piensen que es un trabajo sencillo: ¿basta con ser organizado y llevar un registro de todo lo que sucede en tus proyectos y el éxito será tuyo, no? Nada más lejos de la realidad.
El trabajo del Project Manager es muy gratificante y aporta grandes satisfacciones, pero no está exento de dificultades. Algunos de los aspectos que nos pueden resultar más espinosos en la gestión de proyectos son los siguientes:
- El camino hacia el éxito pasa por el continuo control de los ingresos y de los gastos con una asignación de recursos cambiante a medida que se vayan produciendo estos.
Administrar los ingresos de gastos de una familia ya supone un quebradero de cabeza, imagina gestionar la economía de un proyecto, en el que hay que tener en cuenta múltiples factores en constante variación. Por ello es tan importante la planificación. En las manos del Project Manager está saber utilizar adecuadamente el presupuesto, manteniendo los riesgos bajo control, para conseguir alcanzar la meta deseada con el menor costo posible o conseguir que la inversión inicial multiplique sus frutos.
La gestión del presupuesto siempre supone un problema. ¡Mucha gente tiene problemas para gestionar sus finanzas personales! ¿Cómo no va a suponer un problema gestionar las finanzas de un proyecto?
Es algo que tiene que estar siempre presente, pues para cualquier proyecto será necesario y probablemente constituya el factor limitante. Por esa razón siempre ocupa los primeros lugares entre las preocupaciones de los Project Managers.
- El presupuesto del proyecto
- Control del alcance de los proyectos
Es uno de los aspectos más complicados. ¿Dónde acaba el alcance de un proyecto? Hay aspectos de un proyecto en los que esté claro el límite, pero en otros no lo está tanto.
Es posible que durante la ejecución de un proyecto descubramos que el alcance deseado es mayor que el que estamos consiguiendo o que decidamos ampliarlo. En estos casos habrá que tomar medidas, en primer lugar optimizando la productividad, y posteriormente ampliando los plazos o solicitando un mayor presupuesto. En los dos últimos casos, son soluciones que no satisfarán a los clientes.
- Resolver conflictos del equipo
En todos los grupos de trabajo hay personas más o menos conflictivas. El Project Manager debe detectar los problemas que puedan existir en las relaciones interpersonales de los miembros de su equipo, tratar de resolver los conflictos y aportar soluciones. Las ocasiones en las que esto no sea posible, quizá sea necesario modificar la composición de los equipos de trabajo. Un equipo con problemas personales obtendrá siempre un bajo rendimiento. Es tarea del Project Manager conseguir que las relaciones interpersonales en su equipo sean las mejores posibles.
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- Complace a todo el mundo con la redacción del informe
O al menos, inténtalo. Es imposible complacer a todo el mundo en todo momento, y menos todavía en la redacción del informe de un proyecto. Pero sí que puedes conseguir que sea útil para todos.
Selecciona la información más útil para todos los implicados en el proyecto e intenta que todos los implicados vean reflejado el resultado de su trabajo en el informe. Es la retroalimentación positiva que motivará a todo el equipo a trabajar mejor.
Dado que es una tarea que puede resultar tediosa, la mejor solución es que dediques tiempo las primeras semanas para elaborar una plantilla en la cual consigas dar respuesta a las necesidades de información de todos los participantes. Así, en sucesivas entregas, solamente tendrás que adaptar el contenido a medida que vaya evolucionando el proyecto.
- Documenta todos los detalles
Todo lo que hagas debe quedar por escrito. Si no, no existe. Esto puede ser un verdadero problema a la hora de gestionar un proyecto pues puede haber muchos detalles que se olvide documentar, bien porque consideramos que no son relevantes o bien porque, metidos como estamos en la gestión del proyecto, los olvidamos por considerarlos obvios.
Una metodología de trabajo sistemática y la colaboración de los compañeros son fundamentales para que ningún detalle se pase por alto.
- Escucha a todo el mundo
A menudo, la mejor manera de darnos cuenta de los defectos de nuestro trabajo y de los nuestros propios es escuchar las críticas constructivas de nuestros compañeros.
¿Y vosotros, lectores? ¿Cuáles pensáis que sois los retos fundamentales a los que se enfrenta diariamente un Project Manager? Comenta con nosotros.
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