La gestión y planificación de los recursos es un proceso esencial en los negocios, pues permite monitorizar los proyectos y sus resultados y anticiparse a la aparición de riesgos.

La mejor manera de afrontar la gestión de los recursos es utilizar algún tipo de asistente que ayude a conocer, planificar y gestionar los recursos tanto económicos como humanos que se encuentran disponibles, con el objetivo de alcanzar la máxima eficiencia posible. Por ello, muchas empresas consideran que la gestión de los recursos es un aspecto prioritario.

A continuación, se muestran algunas prácticas que la gestión de los recursos puede aportar a tu compañía.

Entender la diferencia entre tiempo ocupado y tiempo utilizado

Si te das cuenta de que los empleados están trabajando todo el tiempo pero no están alcanzando los objetivos establecidos, hay algo que no está funcionando bien: existe una discordancia entre el tiempo empleado y el realmente útil. Tal vez no estén utilizando los procedimientos adecuados, no dispongan de la tecnología necesaria o requieran actualizar su formación.

Por supuesto, también es posible que los directores de proyectos no estén teniendo en cuenta medidas cautelares para acertar en la estimación. Estas son las 3 claves para estimar tiempos realistas para tus proyectos:

1. Dos de cada diez horas laborables no son productivas

En la mayor parte de los países, las jornadas son de ocho horas. Sin embargo, ten en cuenta que si tienes recursos en Francia, por ejemplo, las jornadas son de siete horas.

Sean las que sean, no todas esas horas laborables son productivas. Tus recursos tendrán que participar en reuniones, desplazarse a clientes o dedicarse a tareas no proyectadas.

Por eso, lo recomendable es calcular que solo el 80% de las horas reales serán productivas. Esto no es ninguna garantía, más bien al contrario: aunque difícilmente la eficiencia de tu equipo superará ese umbral, pueden ocurrir muchas cosas que disminuyan la cantidad de horas dedicadas al proyecto.

2. Averigua en cuántos proyectos está cada uno de tus recursos

Aunque lo más eficiente en abstracto sea tener a tus analistas dedicados exclusivamente a un proyecto desde el inicio hasta el fin, hay infinidad de motivos por lo que esto no es ni habitual ni práctico: desde proyectos pequeños donde solo se necesita una participación puntual de ciertos expertos o tareas muy especializadas concentradas en ciertas fases, hasta proyectos muy complejos que desplazan a algunos recursos desde sus proyectos habituales.

Es lógico que la efectividad descienda según aumenta el número de proyectos a los que está asignado un recurso.

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Por ejemplo, si asignas una sola hora al día para una tarea crítica, es muy posible que tu proyecto se acabe demorando: es probable que el recurso perciba que tiene cosas más importantes que hacer, a no ser que se le haya comunicado adecuadamente que se trata de su prioridad principal.

3.Calcula cuánto tiempo se invertirá en aprendizaje

Las estimaciones suelen basarse en el tiempo dedicado a un proyecto parecido. Pero, como se dice en inglés, el demonio está en los detalles.

Es muy posible que en las diferencias del nuevo proyecto se escondan desafíos que los recursos tendrán que superar aprendiendo, ya sea de forma planificada o sobre la marcha. Detectar esos puntos críticos permitirá identificar mejor si existen recursos más adecuados que otros o incluso si vale la pena externalizar alguna parte del proceso.

Apoyar la estimación con el control

Una adecuada gestión de proyectos pasa por identificar las circunstancias de la organización, ya sean coyunturales o de operativa de negocio, que pueden convertirse en problemas para estimar y asignar correctamente los tiempos.

Por eso es tan importante contar con aplicaciones que monitoricen en tiempo real el estado exacto de todos los proyectos de la empresa.

Con ITM Platform Teambot, por ejemplo, puedes facilitar que los miembros de tu equipo:

• Consulten sus proyectos activos, disminuyendo el tránsito de un proyecto a otro

• Reporten el tiempo dedicado a una tarea en tiempo real, mejorando tus estimaciones futuras

• Te envíen feedback desde un entorno de chat contrastado, como es Slack.

Una vez los resultados del análisis estén sobre la mesa se pueden detectar los motivos de las desviaciones y tomar decisiones para hacer más eficientes los procesos productivos.

Si quieres descubrir cómo controlar mejor el tiempo de tu equipo con ITM Platform, te invitamos a que hables con uno de nuestros expertos en una demo personalizada.