O tempo vale ouro. Em gestão de projetos esta sentença se eleva à máxima potência.
A tecnologia deve fornecer ferramentas capazes de fazer os projetos mais eficientes. Atualmente as plataformas colaborativas não somente devem permitir compartilhar o estado das tarefas entre os membros da equipe e com os clientes ou facilitar serviços de mensagem instantânea ou videoconferência.
No momento atual devem ir um passo mais além, buscando assumir papéis mais funcionais e de controle do tempo.
Aquelas empresas que tomam de ir de um sistema mais clássico a um mais moderno e funciona, notam as mudanças. Inclusive mesmo que previamente já tivessem sido em empresas líderes em seu sector. É o caso de uma empresa australiana baseada em sistemas informáticos na nuvem. No ano de 2013, esta empresa havia desenvolvido ao redor de seiscentas páginas web e havia criado aproximadamente 100 aplicações para empresas. Se buscássemos uma palavra para definir o desenvolvimento da empresa, esta seria sucesso.
No ano de 2012, com 12 anos de experiência, haviam tido entre seus clientes a grandes empresas de todos os setores, nacionais e internacionais, e se haviam convertido em uma referência.
No entanto, economicamente a situação não era tão maravilhosa. Quando o CEO revisou os orçamentos da empresa, viu que o benefício não se correspondia com a quantidade de trabalhos e a qualidade dos clientes que tinha a empresa.
Tentando analisar as causas, notou que em algumas ocasiões existiam “tempos mortos”. Quer dizer, apesar de haver uma clara distribuição do tempo em tarefas, havia muitos lapsos de tempo que aparentemente não estavam adjudicados a nenhum trabalho e não havia nenhuma maneira de saber a que se havia dedicado.
Ademais do perdido, existia tempo supostamente aproveitado na realização de tarefas que resultavam inúteis, portanto também se poderia considerar que este tempo se havia perdido. Quer dizer, muitos trabalhadores, pensando que estava realizando seu trabalho adequadamente, realmente perdiam seu tempo fazendo papéis ou “lutando” com o software, em lugar de estar desempenhando suas aptidões em tarefas verdadeiramente produtivas.
No caso da empresa do exemplo, a maior parte de seus planos de trabalho estavam sendo feitos em planilhas Excel, ignorando a utilização de um software mais avançado e especializado na gestão de projetos.
No princípio, como a empresa era pequena e seus clientes eram poucos, podiam fazer frente a todos os trabalhos apesar de que as ferramentas que utilizava eram improdutivas. Mais adiante, quando a carga de trabalho aumentou, notaram que em muitas ocasiões não entregavam os projetos no prazo. Ao terminar um projeto com atraso, os pagamentos também se produziam com atraso. Isto começou a gerar problemas no orçamento e na hora de remunerar aos trabalhadores.
Por outra parte, o acúmulo de atrasos impedia aceitar mais encargos que poderiam haver sido realizado no caso de haver entregado a tempo os trabalhos anteriores.
Ante esta situação, os executivos da empresa decidiram buscar novas soluções informáticas que permitissem um desenvolvimento mais harmônico da empresa e procederam à sua implantação de maneira progressiva.
Os primeiros meses foram duros. Não somente havia que sacar adiante o trabalho mas também havia que aprender a utilizar as novas ferramentas. No entanto, depois de um período inicial de adaptação, todo o mundo se encontrava satisfeito. A produtividade se havia incrementado, os projetos eram entregues a tempo, os trabalhadores se sentiam mais realizados e perdiam menos tempo em tarefas inúteis, e a empresa conseguia uns benefícios muito maiores.
De acordo com o CEO da empresa, a evolução havia sido de uma duração total do ciclo de trabalho de aproximadamente 60 dias previamente à implantação dos dois sistemas, a uma duração aproximada de 18 dias.
Um dos principais desafios aos que se enfrentou a empresa foi monitorizar o tempo utilizado para cada tarefa, o que naquele momento era inusual no setor ao qual se dedicava esta empresa.
A monitorização do tempo permitiu conhecer quais as tarefas que se vinha realizando e eram ineficientes e, por outro lado, permitiu encontrar aqueles buracos pelos quais “fugia” o tempo.
Previamente à implementação das novas ferramentas de software, os executivos da empresa somente podiam monitorizar 36% do tempo trabalhado. Apenas um ano depois, com as ferramentas parcialmente implementadas, eram capazes de monitorizar 62% das horas trabalhadas.
Voltando ao princípio do artigo, o tempo vale ouro. Os executivos realizaram uma estimação do impacto econômico que havia suposto a perda destas horas. O resultado foi de entre 30.000 e 50.000 dólares em um mês.
Atualmente, esta empresa australiana é uma profunda defensora das novas tecnologias. As utiliza diariamente para tudo o que fazem: trabalham na nuvem, monitorizam seus projetos e se mantêm em contato mediante plataformas informáticas.
Não somente a intuição, mas também as estadísticas e os resultados obtidos durante os últimos anos, avalizam esta nova maneira de gestão.
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