Neste blog já tivemos a oportunidade de mencionar os diferentes tipos de PMO segundo a classificação de Casey e Peck em 2001, a função de monitorização de tipo “estação meteorológica”.
Quando o PMO adquire autoridade para estabelecer diretrizes de ação, a sua ação pode ser comparada com a de uma torre de controle determinando quando um projeto poderá entrar na pista de aterragem, levantar voo e saber, ao mesmo tempo, quais as condições para o regresso e do espaço aéreo (ou seja, o tempo das equipes e orçamento disponíveis)
O PMO de controle, no entanto não toma apenas decisões para dirigir projetos. Se uma estação meteorológica serve de instrumento de medida, a torre de controle define procedimentos e padrões: monitoriza e garante a conformidade procurando melhorias.
Ainda que seja sempre importante reconhecer as diferenças que cada PMO deve incluir para se adaptar à sua organização matriz, estas são algumas das funções típicas de um escritório de gerenciamento de projetos de controle:
1. Estabelecer padrões para o gerenciamento de projetos
Cada projeto deve responder a certos padrões que servem como referência e aos quais se deverá ajustar o mais possível logo a partir da fase de iniciação. É recomendável que os padrões sejam flexíveis e permitam uma certa adaptação às circunstâncias que podem ir surgindo durante a realização do projeto. Esses padrões podem se referir a áreas distintas tais como:
- Informação e nomenclatura. Os PMO apenas proporcionam modelos de relatório e que permitam tratar a informação de maneira homogenia, facilitando a comparação e analise entre projetos. O mais conveniente será determinar que tipos de relatórios são fornecidos, com que frequência são emitidos e a estrutura que apresentam.
- Riscos: O que pode ser apresentado e em que momento, qual a probabilidade de êxito e que impacto podem ter no projeto.
- Configuração do projeto ou organização. Envolve o estabelecimento de responsabilidades para cada um dos implicados no projeto, de modo a que as etapas e decisões importantes sejam tomadas pelos responsáveis em questão no menor tempo possível e tendo acesso a toda a informação relevante.
Apostar em manter padrões de equilíbrio entre um trabalho estruturado e equilibrado é um pratica acertada: devem ser suficientemente bem elaborados para garantir a complexidade da organização sem cair em excessos de burocracia. O objetivo é fazer as coisas simplesmente, que as tarefas sejam distribuídas de maneira clara, que cada um saiba o que deve fazer e quando, quais as suas responsabilidades e a quem deve comunicar os resultados, dúvidas ou problemas que possam surgir.
2. Procure a melhor forma de cumprir os padrões estabelecidos
Duas abordagens são possíveis:
- Perspectiva externa: Procure se documentar acerca de técnicas de avaliação de riscos, quantificando o progresso de um projeto. Estude casos similares de outras empresas e tente aplica-los à sua situação concreta.
- Perspectiva interna. Garanta que todos os membros da sua equipe e pessoal da empresa compreenda e saiba como pôr em pratica os padrões que estabeleceu. Por outro lado, implique seus colaboradores na detecção de erros e sugestões de melhorias. Todos devem ter o sentimento de pertencer à equipe e de participar no seu sucesso. Um olhar mais próximo, vindo de dentro, proporcionado pelos seus próprios colaboradores, é um recurso insubstituível.
3. Favoreça o cumprimento e elevação dos padrões
As organizações com uma cultura de qualidade avançada terão mais facilidade em dar este passo. Além disso é importante considerar incentivos para aqueles que se esforcem em realizar o seu trabalho o melhor possível, por exemplo, incluindo a adoção de normas para a avaliação do pessoal.
4. Participe ativamente na melhoria dos padrões
Além de premiar os colaboradores que avancem ideias que permitam melhorar os padrões estabelecidos, começando pela própria direção do escritório de projetos todos devem trabalhar ativamente na sua melhoria. Os dados relativos ao gerenciamento acumulados são um bom ponto de partida para implementar ações de melhoria. O mais importante será compreender que programas e áreas de atividades da organização podem sofrer mais com a adoção de mudanças para amortecer o choque perante ações de sensibilização.
Processo de implementação de um PMO de controle
Como em qualquer outro processo de gerenciamento de mudanças que afete toda a organização, os inícios podem ser bastantes difíceis.
No entanto, alguns fatores podem facilitar este processo:
- Reconhecer as carências que justificaram a criação do escritório de gerenciamento de projetos.
- Chefia partilhada entre a alta direção, responsáveis intermédios e direção do novo PMO
- Adoptar um software completo, mas simples como IMT Platform, que permite organizar projetos em programas e analisar informação complexa de maneira uniforme.
- Se estas condições não forem reunidas, ou se a implementação crie elevadas dificuldades, pode ser aconselhável de começar com um par de funções mais básicas, relativas a centralização da informação e facilidade em tomar decisõesSer rigoroso e exaustivo na recolha de dados permite aumentar a confiança de clientes e diretores, que em consequência se tornarão mais susceptíveis de aceitar as mudanças propostas pelo PMO, que poderá assim ir introduzindo novos sistemas de gerenciamentos de projetos de maneira gradual.